VERİ SORUMLULARI SİCİLİ HİZMETE AÇILDI

Kişisel Verilerin Korunması Kanunu uyarınca veri sorumlularının kayıt olmak zorunda oldukları ve veri işleme faaliyetleriyle ilgili bilgileri beyan edecekleri Veri Sorumluları Sicili (VERBİS) 01.10.2018 itibarıyla açıldı. Bu vesileyle Kurul’un kapsam dışı bırakmadığı her veri sorumlusunun belirtilen süreler içinde Sicil’e kayıt yaptırma zorunluluğu doğmuş oldu.

VERBİS’e Kayıt Yükümlülüğü Kimleri Kapsıyor?

Kural olarak her veri sorumlusunun VERBİS’e kaydolma zorunluluğu bulunmaktadır. Kişisel Verileri Koruma Kurumu, Kanun’dan aldığı yetkiyle bazı veri sorumlularının sicile kayıt yükümlülüğüne istisna getirmiştir.

Buna göre;

-Bir veri kayıt sisteminin parçası olmakla birlikte yalnızca otomatik olmayan yollarla kişisel veri işleyenler,

-Noterler,

-Dernek, vakıf ve sendikalardan yalnızca ilgili mevzuat ve amaçlarına uygun, faaliyet alanlarıyla sınırlı ve sadece kendi çalışanlarına, üyelerine, mensuplarına ve bağışçılarına yönelik kişisel veri işleyenler,

-Siyasi Partiler,

-Avukatlar,

-Serbest Muhasebeci Mali Müşavirler ve Yeminli Mali Müşavirler, Gümrük Müşavirleri ve Yetkilendirilmiş Gümrük Müşavirleri, Arabulucular ile

-Yıllık çalışan sayısı 50’den az ve yıllık mali bilanço toplamı 25 milyon TL’den az olan gerçek veya tüzel kişi veri sorumlularından ana faaliyet konusu özel nitelikli kişisel veri işleme olmayanlar VERBİS’e kayıt yaptırma yükümlüğünden muaf tutulmuşlardır.

Ancak bu yükümlülükten istisna olmanın, Kişisel Verilerin Korunması Kanunundan da istisna olmayı doğurmayacağını belirtmek gerekir. Bunun dışında yukarıda sayılanlar haricinde kişisel veri işleyen tüm gerçek ve tüzel kişilerin Sicil’e kaydolma zorunluluğu bulunmaktadır.

VERBİS’e Kayıt Yükümlülüğü Ne Zaman Başlayacaktır?

VERBİS’e kaydolma zorunluğu bulunan veri sorumlarından;

-Yıllık çalışan sayısı 50’den çok veya

-Yıllık mali bilanço toplamı 25 milyon TL’den çok olan gerçek ve tüzel kişiler ile yurtdışında yerleşik gerçek ve tüzel kişilere,

sicile kaydolmak için 01.10.2018 tarihinden itibaren 12 aylık süre verilmiştir.

Yıllık çalışan sayısı 50’den az ve yıllık mali bilanço toplamı 25 milyon TL’den az olup ana faaliyet konusu özel nitelikli kişisel veri işleme olan gerçek ve tüzel kişi veri sorumlularının kayıt yükümlülüğü ise 01.01.2019 tarihinde başlayacak ve ilgili kişilere kayıt için 15 aylık süre verilecektir. Kamu kurum ve kuruluşu olan veri sorumluları için ise bu süre 01.04.2019 tarihinden itibaren 15 aydır. Kayıt yaptırma yükümlülüğü bulunan veri sorumlularının, belirtilen sürelerde kayıt yaptırmaması yaptırıma tabi tutulacaktır.

VERBİS’e Kayıt ile Veri İşleme Süreci Nasıl İşleyecektir?

VERBİS’e kaydolmak isteyen veri sorumluları ilk olarak Kurum’un web sitesi üzerinden başvuru yapacaktır. Başvuru ekranında veri sorumlusu, kendisine ait vergi numarası, e-posta adresi, iletişim numarası gibi bilgileri girerek başvuruyu tamamlayacak, başvurunun ıslak imzalı versiyonunu ise Kurum’a gönderecektir. Kurum başvuruyu kabul etmesiyle birlikte, veri sorumlusunun başvuruda belirttiği e-posta adresine sisteme giriş yapabilmesi için gerekli olan kullanıcı adı ve parola bilgilerini iletecektir. Bunun ardından veri sorumlusu kullanıcı adı ve parolayı kullanarak irtibat kişisini tanımlayacaktır. İrtibat kişisi, şirketin işlediği verileri kategoriler, amaçlar, alıcılar, süreler, kişi grupları, yabancı ülkeler ve güvenlik gibi sekmeler için dolduracaktır. Envanterin kategoriler, amaçlar, alıcılar gibi sekmeleri önceden belirlenmiş olan seçenekler içerecektir. İrtibat kişisi, ilgili veri grubu için bu seçeneklerden biri uygunsa seçeneği işaretleyecek, hiçbir seçenek uygun değilse “diğer” seçeneğine tıklayarak uygun tanımlamayı yapacaktır. Bu işlemlerin ardından, gönder ve onayla bölümlerine tıklanarak kayıt süreci tamamlanmış olacaktır.

VERBİS’e Kayıt Yaptırma Yükümlülüğünün İhlalinin Yaptırımı Nedir?

Veri Sorumluları Siciline kayıt ve bildirim yükümlülüğü kapsamında olmasına rağmen bu yükümlülüğünü yerine getirmeyen veri sorumluları hakkında Kişisel Verileri Koruma Kurulunca 20.000 TL ila 1.000.000 TL arasında idari para cezası uygulanacaktır.